Registr skutečných majitelů: Co nového přináší firmám v roce 2025

Co je registr skutečných majitelů

Máte tušení, kdo skutečně tahá za nitky českých firem? Registr skutečných majitelů nám konečně umožňuje nahlédnout pod pokličku vlastnických struktur. Od června 2021 už není možné schovávat se za složité firemní struktury - každá společnost musí ukázat, kdo je jejím skutečným pánem.

Představte si to jako rodokmen firem. Stejně jako když pátráte po svých předcích, i tady můžete zjistit, kdo ve skutečnosti drží otěže moci. Nejde jen o to, čí jméno je napsané na dveřích kanceláře - zajímá nás, kdo má opravdový vliv a kdo sklízí plody úspěchu.

A proč je to vlastně tak důležité? No, představte si, že chcete obchodovat s nějakou firmou. Není fajn vědět, s kým máte tu čest? Transparentnost je základem důvěry - už žádné tajemné schránkové firmy nebo anonymní vlastníci v daňových rájích.

Každá firma, spolek nebo nadace teď musí své karty vyložit na stůl. Máte víc než čtvrtinový podíl? Jste ve vedení? Pak se vám zápisu do registru nevyhnete. A pozor - kdo se vyhýbá povinnostem, může na to škaredě doplatit. Žádné dividendy, žádné státní zakázky.

Celý proces je naštěstí docela jednoduchý. Stačí vyplnit online formulář, přiložit potřebné dokumenty a je to. Změny? Ty musíte nahlásit do dvou týdnů - však víte, jak to chodí, papírování nepočká.

Tohle není jen další byrokratická zátěž. Je to způsob, jak udělat český byznys průhlednější a férovější. Banky, úřady i běžní lidé tak můžou snadno zjistit, kdo vlastně stojí za kterou firmou. A to je přece v zájmu nás všech, nemyslíte?

Povinnost zápisu do registru

Chcete mít svou firmu v souladu se zákonem? Zápis skutečných majitelů do registru není jen další byrokracie - je to zákonná povinnost, kterou musí splnit prakticky každá firma zapsaná v obchodním rejstříku.

Představte si, že jste právě založili s.r.o. nebo máte běžící firmu. Bez řádné registrace skutečného majitele riskujete nejen tučné pokuty, ale i problémy při získávání zakázek nebo dotací. A kdo je vlastně ten skutečný majitel? Jednoduše řečeno - každý, kdo má ve firmě rozhodující slovo nebo z ní má významný prospěch.

Celý proces není složitý, ale vyžaduje pečlivost. Stačí zajít na krajský soud nebo k notáři s potřebnými dokumenty. Myslete na to, že potřebujete doložit vlastnickou strukturu - tedy kdo má jaký podíl a vliv ve firmě.

Změnil se vám majitel nebo jeho údaje? Nezaspěte - máte pouhých 15 dní na aktualizaci v registru. To není moc času, že? Proto je lepší jednat hned, jak ke změně dojde.

Pozor na následky nedodržení této povinnosti. Kromě pokut můžete přijít o hlasovací práva nebo dokonce o podíl na zisku. To už stojí za to věnovat registraci pozornost, nemyslíte?

Naštěstí je systém dnes již plně elektronický a většinu informací lze ověřit online. Stát tím sleduje větší průhlednost vlastnických vztahů a boj proti praní špinavých peněz. Pro běžné podnikatele to znamená hlavně jistotu, že jejich firma splňuje všechny zákonné požadavky.

Nenechte se zaskočit - raději si ověřte, zda máte všechno v pořádku. Vyhnete se tak nepříjemným překvapením a můžete se v klidu věnovat tomu podstatnému - vašemu podnikání.

Lhůty pro zápis údajů

Povinnost evidovat skutečné majitele není jen další byrokracie - jde o důležitý nástroj transparentnosti v podnikání. Máte na to pouhých 15 dní od vzniku firmy, což není zrovna dlouhá doba. Představte si, že zakládáte novou s.r.o. - jakmile dostanete výpis z obchodního rejstříku, hodiny začínají tikat.

Změny v životě firmy přicházejí nečekaně. Prodali jste podíl? Přibyl nový společník? I tady platí pravidlo 15 dnů na aktualizaci údajů. Je to jako když měníte trvalé bydliště - prostě to musíte nahlásit.

Svěřenské fondy to mají podobně. Správce musí do 15 dnů od založení fondu všechno řádně zapsat. Není to jen formalita - jde o zákonnou povinnost s jasnými pravidly.

A co když to nestihnete? Pokuta půl milionu není žádná legrace. Navíc můžete přijít o šanci získat zajímavou státní zakázku nebo dotaci. To jsou peníze, které by se vám určitě hodily, že?

Složitější je to při různých přeměnách společností. Když se firmy spojují nebo rozdělují, začíná běžet nová patnáctidenní lhůta od data účinnosti změny. Je to jako když se stěhujete - musíte si pohlídat spoustu termínů najednou.

Evidence skutečných majitelů je propojená s ostatními registry, což leccos usnadňuje. Ale pozor - odpovědnost za správnost údajů je pořád na vás. Když objevíte chybu, máte zase jen těch 15 dní na nápravu.

Nečekejte s tím na poslední chvíli. Soud může zahájit řízení i bez vašeho návrhu, a to už pak lítají účty za právníky. Radši si ty termíny hlídejte - ušetříte si spoustu stresu a peněz.

Transparentnost vlastnických struktur je základním kamenem důvěryhodného podnikatelského prostředí a registr skutečných majitelů je klíčovým nástrojem v boji proti praní špinavých peněz

Radmila Kleslová

Sankce za nezapsání do registru

Nezapsání skutečného majitele do registru může firmu pořádně zkomplikovat život. Představte si, že nemůžete vyplatit zisk nebo hlasovat o důležitých věcech ve firmě - přesně to se stane, když nemáte pořádek v papírech. Bez správného zápisu v registru jsou vám svázané ruce.

A to není všechno. Pokuta až 500 tisíc korun není žádná legrace, zvlášť když vám ji můžou napařit opakovaně. Dokážete si představit, jak nepříjemné je vysvětlovat společníkům, že kvůli administrativní chybě přicházíte o zakázky nebo nemůžete čerpat dotace?

Banky jsou v tomhle nekompromisní - bez průhledné vlastnické struktury se můžete rozloučit s novým úvěrem. Navíc riskujete i trestní stíhání, pokud byste náhodou uvedli nepravdivé údaje. To už není jen o pokutě, ale může jít o krk.

Znám případy, kdy firma nemohla koupit podíl v jiné společnosti jen proto, že neměla zapsaného skutečného majitele. Takové opomenutí může zabrzdit růst celé firmy. A co teprve, když vás začnou prověřovat potenciální obchodní partneři? V dnešní době si každý radši dvakrát rozmyslí, s kým jde do obchodu.

Pověst firmy je v sázce - kdo by chtěl spolupracovat s někým, kdo nemá transparentní strukturu? Stačí jeden nedostatek v registru a roky budované dobré jméno může být fuč.

Pamatujte, že každou změnu musíte nahlásit do 15 dnů. Je to otrava? Možná. Ale pořád lepší než řešit problémy s úřady nebo přicházet o obchodní příležitosti. Prostě to berte jako součást běžné firemní hygieny.

Způsob zápisu do evidence

Pojďme si promluvit o tom, jak zapsat skutečného majitele - je to sice papírování navíc, ale dá se to zvládnout několika způsoby.

Nejjistější cesta vede přes notáře. Ten vám s tím pomůže a zkontroluje všechny dokumenty, takže máte jistotu, že je vše v pořádku. Je to sice dražší varianta, ale ušetříte si starosti.

Pokud jste technicky zdatní a máte elektronický podpis nebo datovku, můžete využít online formulář na justice.cz. Je to jako když vyplňujete jakýkoliv jiný formulář na internetu, jen musíte být pečliví a uvést všechny potřebné údaje o majiteli.

Pro jednoduché případy, třeba když jste jediný majitel firmy, funguje automatický přepis z obchodního rejstříku. Systém si sám přetáhne informace a vy nemusíte nic řešit.

Ať už zvolíte jakoukoliv cestu, budete potřebovat dokumenty dokazující vlastnictví - může jít o společenskou smlouvu, stanovy nebo třeba seznam akcionářů. U složitějších firem, zvlášť když tam figurují zahraniční společnosti, to chce připravit víc papírů.

Nezapomeňte přesně popsat, jaký vliv skutečný majitel má - kolik procent firmy vlastní, jaká má hlasovací práva nebo podíl na zisku. Tohle je důležité mít správně, protože úřady to bedlivě sledují.

Když se něco změní, máte pouhých 15 dní na aktualizaci. A pozor - pokud to nestihnete nebo uvedete špatné údaje, může vás to přijít draho. Nejen pokutou, ale třeba i tím, že přijdete o možnost získat dotace nebo se účastnit veřejných zakázek.

Kdo má přístup k údajům

Přístup k údajům v evidenci skutečných majitelů je rozdělen do několika úrovní, přičemž základní údaje jsou veřejně přístupné každému prostřednictvím webového portálu evidence skutečných majitelů. Veřejnost má možnost nahlížet do základních informací o skutečných majitelích právnických osob a svěřenských fondů bez nutnosti registrace či přihlášení. Tyto údaje zahrnují především jméno, stát bydliště, rok a měsíc narození skutečného majitele, a také povahu jeho postavení vůči právnické osobě.

Rozšířený přístup k údajům mají oprávněné státní orgány a instituce, mezi které patří zejména soudy, orgány činné v trestním řízení, správci daně, Česká národní banka, Finanční analytický úřad, zpravodajské služby a další zákonem stanovené instituce. Tyto subjekty mají přístup k úplnému rozsahu údajů včetně neveřejných informací, jako jsou přesné datum narození, místo pobytu a státní občanství skutečných majitelů.

Specifické postavení mají povinné osoby podle zákona o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu. Mezi ně patří například banky, pojišťovny, advokáti či notáři, kteří mají přístup k rozšířenému okruhu údajů pro účely provádění kontroly klienta. Tento přístup jim umožňuje efektivně plnit jejich zákonné povinnosti v oblasti prevence praní špinavých peněz.

Významnou roli hrají také notáři jako osoby oprávněné k zápisu údajů do evidence. Ti mají přístup ke všem údajům v evidenci a mohou provádět zápisy a změny na základě požadavků právnických osob a svěřenských fondů. Notáři také poskytují součinnost při ověřování správnosti zapisovaných údajů.

Pro získání přístupu k neveřejným údajům je nutné prokázat oprávněný zájem, který je posuzován individuálně. Žadatel musí doložit, že přístup k těmto údajům potřebuje například pro účely soudního řízení, správního řízení nebo jiného zákonného důvodu. Systém evidence skutečných majitelů obsahuje také mechanismy pro sledování a zaznamenávání přístupů k údajům, což zajišťuje transparentnost a možnost zpětné kontroly.

V případě pochybností o správnosti údajů mohou oprávněné osoby iniciovat nesrovnalostní řízení. Toto řízení může vést k opravě nebo doplnění údajů v evidenci. Důležitou součástí systému je také ochrana osobních údajů, která je zajištěna v souladu s příslušnými právními předpisy, zejména s GDPR. Správce evidence má povinnost zajistit bezpečnost a integritu uchovávaných údajů a předcházet jejich zneužití.

Výjimky z povinnosti evidence

Zákon o evidenci skutečných majitelů stanovuje několik důležitých výjimek z povinnosti zápisu do registru skutečných majitelů. Mezi subjekty, které nemají povinnost evidovat skutečné majitele, patří především státní organizace a veřejnoprávní právnické osoby. Konkrétně se jedná o státní podniky, státní organizace, školské právnické osoby zřízené státem, krajem, obcí nebo dobrovolným svazkem obcí a právnické osoby zřízené zákonem nebo mezinárodní smlouvou.

Další významnou skupinou, která nepodléhá evidenční povinnosti, jsou církve a náboženské společnosti, včetně právnických osob založených církvemi a náboženskými společnostmi. Tato výjimka se vztahuje také na jejich svazy a evidované právnické osoby podle zákona upravujícího postavení církví a náboženských společností.

Politické strany a politická hnutí jsou rovněž vyňaty z povinnosti evidence skutečných majitelů, stejně jako odborové organizace a organizace zaměstnavatelů. Toto osvobození se vztahuje i na jejich pobočné organizace. Důvodem pro tuto výjimku je především transparentnost jejich fungování a specifická povaha jejich činnosti.

Společenství vlastníků jednotek představují další kategorii právnických osob, které nemusí evidovat skutečné majitele. Toto osvobození je logické vzhledem k povaze těchto subjektů, jejichž účelem je správa společných částí nemovitosti. Honební společenstva jsou také osvobozena od této povinnosti, stejně jako příspěvkové organizace a obecně prospěšné společnosti založené státem, krajem nebo obcí.

Specifickou kategorií jsou právnické osoby, v nichž má přímo nebo nepřímo veškeré podíly na prospěchu a hlasovacích právech Česká republika, kraj nebo obec. Tyto subjekty jsou rovněž osvobozeny od povinnosti evidence skutečných majitelů, neboť jejich vlastnická struktura je již ze své podstaty transparentní a veřejně známá.

Zákon pamatuje i na zahraniční právnické osoby podobného charakteru jako výše uvedené české právnické osoby. Pokud taková zahraniční právnická osoba působí na území České republiky prostřednictvím své pobočky, nevztahuje se na ni povinnost evidence skutečných majitelů.

Je důležité zmínit, že tyto výjimky neznamenají, že by uvedené subjekty byly méně transparentní. Naopak, většina z nich podléhá jiným formám veřejné kontroly a dohledu, případně jsou jejich vlastnické struktury jasně dané ze samotné podstaty jejich existence. Osvobození od povinnosti evidence skutečných majitelů tak představuje především snahu o snížení administrativní zátěže u subjektů, kde by evidence nepřinesla žádnou přidanou hodnotu z hlediska transparentnosti vlastnických struktur.

V případě jakýchkoliv pochybností o tom, zda se na konkrétní právnickou osobu vztahuje některá z výjimek, je vhodné konzultovat situaci s právním odborníkem nebo příslušným soudem, který vede evidenci skutečných majitelů. Nesprávné posouzení této povinnosti může vést k sankčním následkům.

Ověřování a aktualizace údajů

Pravidelné ověřování a aktualizace údajů v registru skutečných majitelů představuje zásadní povinnost každé evidující osoby. Zákon stanovuje, že všechny zapsané subjekty musí průběžně kontrolovat správnost a aktuálnost evidovaných informací. V případě zjištění nesrovnalostí nebo změn je nutné provést aktualizaci bez zbytečného odkladu, nejpozději však do 15 dnů ode dne, kdy se o změně dozvěděly.

Proces aktualizace údajů může probíhat několika způsoby. Nejčastěji se využívá přímý zápis prostřednictvím notáře, který má oprávnění provádět změny v registru. Alternativně lze využít služeb soudu nebo podat návrh na zápis změny přímo prostřednictvím elektronického formuláře. Při jakékoliv změně je nezbytné doložit příslušné dokumenty potvrzující nové skutečnosti, například změnu vlastnické struktury, převod obchodních podílů nebo změnu v osobě skutečného majitele.

Významnou roli v procesu ověřování hraje také automatická výměna údajů s ostatními registry, především s obchodním rejstříkem. Systém automaticky přebírá některé změny, například při změně statutárního orgánu nebo společníků. Přesto je odpovědností evidující osoby zkontrolovat, zda tyto automatické aktualizace správně reflektují skutečný stav vlastnické struktury.

Nesplnění povinnosti aktualizace údajů může mít závažné důsledky. Zákon stanovuje sankce za nesprávné nebo neaktuální údaje, které mohou dosahovat až několika set tisíc korun. Navíc mohou vzniknout komplikace při jednání s úřady, bankami nebo při účasti ve veřejných zakázkách, kde je často vyžadován aktuální výpis z registru skutečných majitelů.

Zvláštní pozornost je třeba věnovat situacím, kdy dochází ke složitějším změnám ve vlastnické struktuře, například při fúzích, akvizicích nebo transformacích společností. V těchto případech je doporučeno konzultovat změny s právními experty, kteří pomohou správně identifikovat skutečné majitele a zajistit přesný zápis do registru.

Systém také umožňuje automatické notifikace o blížících se termínech pro ověření údajů nebo o provedených změnách. Je vhodné tyto notifikace aktivně využívat a nastavit si pravidelné připomínky pro kontrolu evidovaných informací. Pravidelná kontrola by měla probíhat minimálně jednou ročně, i když nedošlo k žádným změnám, aby byla zajištěna kontinuální správnost údajů.

V případě zjištění nesrovnalostí třetí stranou existuje možnost tzv. nesrovnalostního řízení. Každý, kdo zjistí rozpor mezi skutečností a údaji zapsanými v registru, může tuto skutečnost oznámit příslušnému soudu. Ten následně zahájí řízení o nesrovnalosti a vyzve evidující osobu k nápravě nebo vysvětlení situace.

Propojení s evropskými registry

Český registr skutečných majitelů je součástí širší evropské sítě propojených registrů, která umožňuje efektivní sdílení informací napříč členskými státy EU. Toto propojení bylo realizováno prostřednictvím systému BRIS (Business Registers Interconnection System), který zajišťuje jednotný přístup k údajům o skutečných majitelích společností registrovaných v různých evropských zemích. Díky této integraci mohou oprávnění uživatelé získávat informace o vlastnických strukturách zahraničních společností přímo prostřednictvím českého rozhraní.

Propojení s evropskými registry významně přispívá k transparentnosti podnikatelského prostředí a představuje důležitý nástroj v boji proti praní špinavých peněz a daňovým únikům. Systém umožňuje rychlou výměnu informací mezi příslušnými orgány jednotlivých členských států a poskytuje komplexní přehled o přeshraničních vlastnických strukturách. Tato funkcionalita je zvláště cenná pro finanční instituce, které mají povinnost provádět due diligence svých klientů.

V rámci evropské integrace registrů skutečných majitelů jsou stanoveny jednotné standardy pro formát a rozsah sdílených dat. Každý členský stát je povinen zajistit, aby údaje v jeho národním registru byly aktuální, přesné a odpovídaly požadavkům evropské směrnice proti praní špinavých peněz (AML). Česká republika implementovala tyto požadavky do své legislativy a průběžně aktualizuje technické řešení registru tak, aby vyhovovalo evropským standardům.

Významným aspektem mezinárodního propojení je také možnost automatizované výměny dat mezi registry. To znamená, že změny provedené v jednom národním registru mohou být automaticky reflektovány v propojených systémech ostatních členských států. Tento mechanismus významně snižuje administrativní zátěž jak pro úřady, tak pro samotné společnosti, které působí ve více evropských zemích.

Systém propojení registrů také zahrnuje vícejazyčné rozhraní, které usnadňuje přístup k informacím napříč jazykovými bariérami. Uživatelé mohou vyhledávat informace o skutečných majitelích v kterémkoli členském státě EU, přičemž základní údaje jsou dostupné ve všech oficiálních jazycích Evropské unie. Tato jazyková dostupnost je klíčová pro efektivní přeshraniční spolupráci a podporu jednotného evropského trhu.

Pro zajištění bezpečnosti a ochrany citlivých údajů jsou implementovány přísné bezpečnostní protokoly a přístupová práva. Systém eviduje veškeré přístupy k datům a umožňuje sledovat, kdo a kdy k jakým informacím přistupoval. Tato transparentnost přístupu k datům je důležitá pro zachování důvěry v systém a ochranu osobních údajů skutečných majitelů.

V neposlední řadě propojení s evropskými registry přináší také možnost efektivnější kontroly dodržování pravidel corporate governance a podporuje implementaci evropských směrnic v oblasti transparentnosti vlastnických struktur. Tento systém se neustále vyvíjí a adaptuje na nové požadavky vyplývající z evropské legislativy a potřeb praxe.

Veřejná versus neveřejná část registru

Registr skutečných majitelů obsahuje jak veřejnou, tak neveřejnou část, přičemž každá z nich slouží specifickým účelům. Ve veřejné části registru může kdokoliv bez nutnosti registrace či přihlášení vyhledat základní údaje o skutečných majitelích právnických osob a svěřenských fondů. Tato transparentnost je klíčová pro podporu důvěry v podnikatelské prostředí a prevenci praní špinavých peněz. Veřejně dostupné informace zahrnují jméno a příjmení skutečného majitele, stát jeho pobytu, rok a měsíc narození, státní příslušnost a povahu jeho postavení vůči právnické osobě.

Neveřejná část registru obsahuje citlivější údaje, ke kterým mají přístup pouze oprávněné osoby a orgány. Mezi tyto údaje patří například přesné datum narození skutečného majitele, jeho bydliště a další osobní údaje. Přístup k neveřejné části je umožněn především státním orgánům při výkonu jejich působnosti, jako jsou soudy, orgány činné v trestním řízení, správci daně, zpravodajské služby či Česká národní banka. Dále mají k těmto údajům přístup také povinné osoby podle zákona o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti, a to v souvislosti s prováděním identifikace a kontroly klienta.

Důležitým aspektem je možnost znepřístupnění některých údajů ve veřejné části registru. Skutečný majitel může požádat o znepřístupnění svých údajů, pokud je nezletilý nebo pokud by jejich zveřejnění mohlo způsobit nepřiměřené riziko například závažné trestné činnosti proti jeho osobě. O této žádosti rozhoduje příslušný soud, který musí pečlivě zvážit všechny okolnosti případu.

Rozdělení registru na veřejnou a neveřejnou část představuje vyvážený přístup mezi potřebou transparentnosti a ochranou osobních údajů. Zatímco veřejná část podporuje otevřenost a důvěryhodnost podnikatelského prostředí, neveřejná část chrání citlivé osobní údaje před možným zneužitím. Tento systém také odpovídá požadavkům evropské směrnice proti praní špinavých peněz (AML), která vyžaduje určitou míru transparentnosti vlastnických struktur právnických osob.

Pro praktické využití je důležité vědět, že veřejná část registru je přístupná prostřednictvím webového rozhraní, kde lze vyhledávat podle názvu právnické osoby nebo identifikačního čísla. Výpisy z neveřejné části jsou pak poskytovány na základě žádosti oprávněným osobám, přičemž žadatel musí prokázat své oprávnění k přístupu k těmto údajům. Systém tak zajišťuje efektivní správu a kontrolu přístupu k citlivým informacím při současném zachování potřebné míry transparentnosti.